Google khai tử G Suite? Giải pháp thay thế?

Google vừa thông báo chính thức ngừng sử dụng dịch vụ G Suite legacy đã duy trì miễn phí gần 10 năm. Các doanh nghiệp cần phải làm gì để tránh tình trạng mất dữ liệu và xáo trộn hoạt động tổ chức doanh nghiệp?

G Suite legacy là gì?

G Suite legacy hay thường gọi là G Suite cũ miễn phí, là một bộ công cụ theo tên miền riêng bao gồm Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Meet, Google Calendars,… được Google cấp phát miễn phí cho các tổ chức/doanh nghiệp từ năm 2006 – 2012. 

Sau 2012, Google tiếp tục cung cấp bản miễn phí cho người dùng cũ, chỉ thu phí của những tài khoản mới. Năm 2020, nó đã được đổi tên thành Google Workspace và bổ sung nhiều tính năng mới.

Google chính thức ngừng cung cấp các tài khoản G Suite legacy

Giữa tháng 1 năm nay, Google đã ra thông báo rằng người dùng phải nâng cấp lên bản trả phí cho G Suite legacy free trước ngày 1/5/2022. Đối với người dùng đã thiết lập thanh toán Google Workspace, công ty sẽ tự động đăng ký và tính phí. Còn nếu người dùng không nâng cấp đúng hạn cũng không sử dụng liên kết thanh toán, Google sẽ tự động chuyển tài khoản G Suite legacy sang phiên bản Google Workspace tương ứng tùy thuộc vào tài khoản hiện tại. 

Đến ngày 1/7, Google sẽ khóa toàn bộ các tài khoản, người dùng không thể truy cập được bất cứ dữ liệu hay dịch vụ nào. Sau 60 ngày kể từ khi tài khoản bị khóa, Google sẽ xóa toàn bộ dữ liệu người dùng vĩnh viễn.  

Động thái này của Google nhanh chóng nhận được sự chỉ trích của khách hàng, thậm chí, nhiều người còn muốn đệ đơn kiện vì vấn đề này. Sau những lời chỉ trích đó, Google tung ra một cuộc khảo sát rằng sẽ cung cấp nhiều chính sách ưu đãi với nhiều lựa chọn hơn cho người dùng vào tháng tới. 

Tuy nhiên, với lượng tài khoản miễn phí khổng lồ trong khi ngày 1/5 đến gần, Google quyết định gia hạn cho khách hàng cũ thêm 1 tháng tới ngày 1/6/2022. Điều này có nghĩa là chu trình thanh toán cho những khách hàng nâng cấp lên gói Workspace sẽ bắt đầu từ ngày 1/8/2022. 

Cập nhật mới nhất về G Suite

Hiện tại theo thông tin trong trang Google Admin Console cung cấp thì các tài khoản cá nhân hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí các dịch vụ miễn phí của google.

Giải pháp tối ưu thay thế G Suite legacy

Việc khai tử tài khoản miễn sử dụng miễn phí gần 10 năm của Google khiến nhiều người dùng không khỏi hoang mang. Tuy nhiên, bạn sẽ có nhiều giải pháp để thay thế dưới đây.

Nâng cấp Google Workspace

Để có thể tiếp tục sử dụng các tiện ích của Google, người dùng bắt buộc phải nâng cấp lên Google Workspace – bản nâng cấp toàn của G Suite legacy free. Khi nâng cấp lên Google Workspace, bạn sẽ sở hữu một giải pháp linh hoạt, sáng tạo, giúp tăng năng suất lao động.

Các tính năng vượt trội khi sử dụng Google Workspace mà người dùng sẽ nhận được:

1. Bạn sẽ được sử dụng Gmail nhưng được cá nhân hóa bằng tên miền riêng, có dạng name@yourdomain.com. 
2. Lưu trữ và chia sẻ tệp từ 30GB lên tới không giới hạn thông qua Google Drive. Bạn cũng được cấp quyền quản lý truy cập cho các thành viên trong tổ chức thông qua Shared Drive. 
3. Các phòng ban, bộ phận, nhân viên có thể cộng tác trong thời gian thực.
4. Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng thứ ba khác.
5. Google Workspace Admin Console cho phép bạn có thể quản lý dữ liệu của cả doanh nghiệp và ứng dụng từ một trang duy nhất.
6. Lưu trữ dữ liệu kinh doanh quan trọng với Google Vault.
7. Sử dụng Google Workspace Endpoint Management để thiết lập bảo mật cấp doanh nghiệp.
8. Google Sites giúp bạn có thể cộng tác để tạo ra trang web hấp dẫn, chất lượng cao mà không cần tới kinh nghiệm lập trình.
9. AI giúp hỗ trợ bạn gia tăng năng suất, tìm kiếm thông tin một cách chi tiết.
10. Đồng bộ hóa dữ liệu, cho phép bạn trải nghiệm nhất quán trên mọi thiết bị.

Chuyển sang sử dụng dịch vụ Microsoft 365

Ngoài việc nâng cấp lên Google Workspace, bạn có thể cân nhắc sử dụng Microsoft 365 – một bộ công cụ làm việc tương tự do Microsoft cung cấp với những tính năng:

1. Được sử dụng email doanh nghiệp trên nền tảng Exchange và Outlook với dung lượng lên tới 50GB.
2. Được cung cấp dung lượng lưu trữ OneDrive lên tới 1TB.
3. Được cung cấp bộ Office bản quyền bản mới nhất.
4. Sử dụng Microsoft Teams để làm việc nhóm và họp video lên tới 300 người.
5. Tạo hội thảo trực tuyến lên tới 10.000 người tham dự.
6. Tích hợp nhiều ứng dụng làm việc và bảo mật nâng cao cho người dùng.

Chuyển sang sử dụng dịch vụ Zoho Workplace

Zoho là một công ty công nghệ đến từ Ấn Độ đang ngày càng có tầm ảnh hưởng nhờ chi phí ưu đãi và chính sách bảo mật tốt. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là một giải pháp tối ưu nếu bạn muốn thay thế cho G Suite legacy.

Dịch vụ Zoho Workplace cũng sở hữu các tính năng tương tự hai nhà Google và Microsoft. Cụ thể:

1. Có gói Zoho Mail siêu rẻ chỉ từ 1$ mỗi tháng dành cho doanh nghiệp chỉ sử dụng email.
2. Dung lượng lưu trữ email lên tới 100 GB. 
3. Các tính năng cộng tác như chat, họp video, gọi thoại và thảo luận email.
4. Có các công cụ soạn thảo văn bản, bảng tính, bảng trình bày.
5. Tích hợp với hàng loạt ứng dụng khác giúp theo dõi và tối ưu ngay trong 1 bảng điều khiển. 

Kết luận

Thời hạn ngừng cung cấp tài khoản G Suite legacy đã tới gần, doanh nghiệp bạn nên đưa ra phương án chuyển đổi phù hợp để tránh bị gián đoạn hoạt động và mất dữ liệu. Nếu bạn còn băn khoăn về các gói nâng cấp Google Workspace hay chuyển đổi sang Microsoft 365, Zoho Workplace.